Memaparkan catatan dengan label KPI. Papar semua catatan
Memaparkan catatan dengan label KPI. Papar semua catatan

Rabu, Disember 30, 2009

Key Result Area (KRA) Bidang Keberhasilan Utama dan Key Performance Indicators (KPI). Bahagian ii

HUBUNGAN DIANTARA KRA DAN KPI

Kita sedia maklum bahawa salah satu Bidang Keberhasilan Utama Negara ialah untuk meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan. Ini bermaksud jika kementerian Pelajaran Malaysia sebagai contoh harus mempunyai KPI dan juga turut tidak terkecuali ialah semua sekolah di seluruh Malaysia. Bourne dan Bourne (2002) telah merumuskan secara keselurohannya penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu pertamanya, menjelaskan hala tuju organisasi. Melalui pembinaan KPI, warga kementerian pelajaran misalnya dapat menyedari perkara¬-perkara penting dan patut diberikan perhatian serius dalam menjayakan misi dan visi kerajaan. Di peringkat ini misi dan visi kementerian pelajaran adalah untuk mencapai dasar yang telah diperkenalkan iaitu meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan.

Sistem pengukuran yang baik akan dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai pengukuran sesuatu matlamat berdasarkan kepada perancangan strategic di sekolah. Setiap warga kementerian akan dapat mengenal pasti dan menghubungkaitkan sasaran kerja tahunan individu dengan sasaran kerja kumpulan seperti Kawalan Mutu Kerja (KMK), dengan perancangan startegik kementerian dan seterusnya dapat menentukan samada sasaran yang ditetapkan itu telah tercapai atau tidak.

Perkara kedua ialah dengan mengaplikasikan sistem pengukuran prestasi menggunakan KPI, kementerian akan dapat memberikan tumpuan kepada bidang-bidang utama yang disampaikan kepada jabatan pelajaran dan pihak berkepentingan yang lain. Penggunaan KPI dapat membantu kementerian dalam menentukan tindakan yang perlu diambil. System pengukuran merupakan sesuatu yang dinamik. Pengukuran secara tekalakan dapat membantu kementerian mengenal pasti Perkara-perkara yang menjadi penghalang kepada keberkesanannya. Oleh itu, tumpuan dapat diberikan kepada perkara¬perkara penting yang menjadi teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan kementerian.

Ketiganya, penggunaan KPI akan dapat membolehkan kementerian menilai semula prestasi yang telah disasarkan. Kesesuaian strategi yang telah diimplementasi juga boleh dikenalpasti melalui Penilaian semula prestasi menggunakan KPI dan tindakan-tindakan pembetulan serta penambahbaikan yang perlu dibuat. Untuk memantapkan prestasi, kementerian harus membandingkan pencapaian masa lalu dengan prestasi semasa serta menyasarkan prestasi pada masa akan datang. Melalui penggunaan KPI kementerian akan dapat mengekalkan kelebihan daya saing serta menjamin kecemerlangan dan memantapkan prestasi kementerian agar sejajar dengan kehendak kerajaan. .

Key Result Area (KRA) Bidang Keberhasilan Utama dan Key Performance Indicators (KPI). Bahagian iii

MEMBINA KPI

Perlaksanaan pengukuran menggunakan KPI adalah bertujuan untuk mengukur prestasi perkhidmatan dan penyampaian sesebuah organisasi. KPI yang diwujudkan hendaklah merangkumi aspek kecekapan dan keberkesanan proses-proses utama dalam menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan utama kepada pelanggan serta aspek kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diterima.

Perlaksanaan pengukuran prestasi memerlukan pembinaan KPI dan sasaran prestasi sebagai asas membuat pengukuran. Sasaran prestasi hendaklah mengambil kira perkara-perkara seperti keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur yang sesuai serta kepuasan dan kehendak pelanggan. Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi eiri-eiri SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time bound)

Rajah menunjukkan Langkah-Iangkah untuk mewujudkan KPI dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi . Rajah di atas juga menunjukkan bagaimana KPI dibentuk. Selepas menetapkan KPI dan sasaran prestasi, organisasi yang bertanggungjawab perIu pengumpulan maklumat dan menilai pencapaian dengan membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi yang telah ditetapkan. Jurang pencapaian sebenar dengan sasaran perlu dikenal pasti serta analisis sebab-sebab berlakunya jurang perlu dibuat dan seterusnya mencadangkan tindakan penambahbaikan yang perIu dibuat.

Pemantauan harus dibuat memenuhi kehendak pelanggan luar (masyarakat) dan pelanggan dalaman ( state holder ). Berdasarkan kepada pengumpulan data dan analisis yang telah dibuat serta pemantauan oleh pihak organisasi terlibat, langkah yang terakhir ialah melakukan penambahbaikan untuk meningkatkan prestasi organisasi. Penambahbaikan yang dilakukan juga perlu dinilai secara berterusan melalui pengukuran prestasi menggunakan KPI dan sasaran prestasi.

Kesimpulan

Bidang Keberhasilan Utama (KRA) dan Petunjuk Prestasi Utama adalah mekanisma penting yang perlu ada bagi sesebuah organisasi. KRA dan KPI dapat membantu organisasi menetapkan sasaran dan objektif organisasi dengan lebih jelas dan spesiftk lagi.

Dengan menetapkan bidang keberhasian utama, maka organisasi tersebut haruslah mempunyai model KPI yang tersendiri supaya mudah dieapai. KPI yang dibentuk juga haruslah menggunakan ciri SMART (Specific, Measurable, Achievable, realistic, Time Bound). Penggunaan KPI merupakan satu amalan yang harus diterapkan ke dalam budaya kerja yang berasaskan prestasi. Penggunaan KPI di dalam kerajaan penting bagi memastikan tahap prestasi telah tercapai seperti yang telah ditetapkan bagi memenuhi kehendak masyarakat dan pihak berkepentingan. Melalui KPI, pihak organisasi kementerian dapat mengambil tindakan penambahbaikan secara berterusan untuk menjamin keberkesanan kementerian dan memenubi kehendak pelanggan.

Rujukan

R.Kaufman,H.Oatdey-Browne,R.Watkins,.2003.Strategic Planning for Success:Aligning People, Performance and Payoffs.

Robert S. Kaplan & David P.Norton. 1992. The Balanced Scorecard:Translating strategy into action. .