Semua agensi kerajaan perlu menyediakan semula MPK & FM kearah perlaksanaan star rating

MPK dan FM bukanlah satu perkara baru. Ia adalah alat pengurusan sektor awam yang berkesan ianya telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi. Sebelum perkeliling kemajuan perkhidmatan awam ia dikenali dalam berbagai bentuk dan rupa seperti Prosedur Jabatan, .Arahan Tetap Jabatan dan Garis Panduan Bekerja.

Tahun 1991 Kerajaan melancarkan beberapa Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam kearah peningkatan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan awam. Pekeliling tersebut adalah PKPA 1991 mengenai MPK dan FM.

‘Scenario’ sekarang ada beberapa soalan yang sukar dijawab.Adakah semua Jabatan dan kakitangan awam mempunyai MPK dan FM masing-masing?Adakah MPK dan FM digunakan sebagai panduan semasa menjalankan tugas? Pada amnya semua agensi Kerajaan sedar dan tahu konsepnya. Malah terdapat agensi kerajaan yang sudah wujudkan MPK dan FM. masing-masing sejak perkeliling tersebut dikeluarkan.

Walau bagaimanapun penggunaan MPK dan FM dalam menjalankan tugas tidak meluas.Banyak MPK merupakan dokumen yang disimpan sahaja dan kebanyakkan FM hanya tinggal di atas meja/laci sahaja dan tidak dirujuk/dikemaskinikan.

Mengapa MPK dan FM penting?. Ia penting kerana ia adalah asas pengurusan kualiti. Manual Prosedur Kerja adalah dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat. Ia memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi dari segi Fungsi, Objektif, Merekodkan cara bekerja secara sistematik. Ia menerangkan prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.

Manakala Fail Meja adalah panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. Ia adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya.FM mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab. Setiap orang pegawai perlu ada sebuah fail meja yang diletakkan di atas meja pegawai. FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu.

Sebagai dokumen rujukan MPK dan FM merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. Ia dapat menseragamkan sistem atau kaedah kerja. MPK dan FM menentukan peraturan dipatuhi dgn ini mengurangkan kesilapan. Ia juga dapat digunakan sebagai alat latihan informal. justeru itu pihak pengurusan memudahkan pertukaran staf dalam proses ambilalih tugas. Kajian mengenai sistem kerja dapat dilaksanakan dengan mudah. Dengan adanya MPK & FM akan dapat mengurangkan arahan lisan. Seterusnya MPK & FM dapat

menjelaskan kuasa seseorang dan mejelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain

Coaching adalah alat pengurusan terkini untuk menciptakan 'The Right Person for The Right Job' .

Dalam keadaan persaingan dan cabaran pasaran yang semakin kompetitif, adalah penting untuk membina pendekatan inovatif dan proaktif dalam meningkatkan perkhidmatan organisasi yang bertaraf dunia. Atas tujuan berkenaan, sudah tiba masanya untuk kita menilai dan melaksanakan sistem penyampaian yang efektif.

Teknik coaching akan memastikan kakitangan pentadbiran akan menjadi lebih cekap dan berkeyakinan di dalam kerja mereka dan dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti pentadbiran organisasi.

Coaching adalah alat pengurusan terkini dalam transformasi budaya kerja dan kepimpinan' Coaching berbeza daripada mentoring atau kaunseling. Ianya suatu proses pembelajaran, perubahan dan transformasi diri kepada tahap lebih tinggi. Seorang pegawai dapat berubah dan merealisasi potensi diri.

Coaching lazimnya dikaitkan dengan sukan tetapi akhir-akhir ini coaching dikaitkan dengan embangunan prestasi seseorang pegawai .Tumpuan coaghing adalah untuk membangunkan potensi keupayaan profesionalisma seseorang. Ia merupakan suatu pendekatan yang unik dan berbeza sedikit daripada pendekatan mentoring dan kaunseling. Ia merupakan suatu proses perjalanan 'personal dan profesional discovery'. Ia mampu menjelaskan hala tuju dan membina anjakan paradigma daripada keadaan sekarang kepada destinasi yang diinginkan.

Coaching berkait rapat dengan proses pembelajaran; ia berkait dengan transformasi dan juga keupayaan insan untuk berkembang mengubah tabiat dan mencipta aktiviti-aktiviti baru. Ia membuka idea baru dalam menangani isu-isu yang dihadapi. Kesediaan mendengar dan mengemukakan soalan yang bertenaga oleh coach kepada coachee(pelanggan) akan memberi peluang kepada pelanggan meneroka jawapan baru kepada isu-isu yang dihadapi.

Eksekutif Coaching memperakui bahawa diri itu bukan sesuatu yang kaku tetapi mampu berubah dan diubah kepada suatu suasana yang lebih baik daripada sebelumnya.

Keterampilan seorang penyelia atau yang biasa dikenal dengan "supervisor skill", baik buruknya akan memberi pengaruh secara langsung kepada orang bawahannya. Oleh itu kejayaan setiap kumpulan dipengaruhi oleh ketua kumpulan tersebut. Sebagai seorang penyelia atau ketua seksyen , ia menjadi penghubung antara dua kepentingan dan tanggungjawab, Bertanggungjawab keatas pencapaian tugas kerja kelompok yang dipimpinnya dan juga kena memastikan mencapai pelaksanaan perancangan dari pihak pengurusan atasan. Oleh yang demikian komunikasi dan kepemimpinan akan menjadi pengukur kepada kejayaan.

Sudah tentu dalam konteks untuk meningkatkan produktivi dan menangani permasalahan yang mengganggu produktiviti. Teknik Coaching adalah diperlukan bagi memastikan matlamat sesebuah organisasi itu tercapai. Tujuan Coaching adalah untuk menciptakan 'The Right Person for The Right Job' .

Jim Collins dalam bukunya, *Good to Great, menekankan bahwa tidak semua sumber manusia adalah aset bagi organisasi. Pengurus akan jadi aset organisasi hanya bila ia 'berkualiti'. Sebaliknya, sumber manusia yang tidak produktif, lembap dan berkembangnya rendah, *sooner or later*, akan jadi beban kepada organisasi.

Kekadang sesebuah organisasi sangat beruntung bila terdapat sumber manusia yang diambil bekerja atau dapat merekrut *fresh graduates* atau staf yang pandai, rajin, berbakat, dan boleh berkembang di organisasi. Namun, realiti sangat sukar untuk mendapatkan seseorang yang berkualiti.

Di sebuah organisasi yang sudah mantap keterampilan pengurusan sangat terserlah namun hanya satu bahagian sahaja dan tidak menyeluruh. Persoalannya: "Siapa yang bertanggung jawab terhadap situasi ini?", "Strategi apa yang luput dan diabaikan oleh organisasi tersebut ?" Oleh itu dalam mencari bintang dalam sesebuah organisasi adalah suatu proses yang disengajakan bukannya secara kebetulan. Hanya dengan bimbingan intensif-lah individu mampu mempelajari ketrampilan lain, terutama ketrampilan kepimpinan. Coaching tidak terjadi dengan sendiri karena tidak dibudayakan dalam organisasi tersebut. Selalunya orang yang di-*coach* maupun *coach*-nya beranggapan bahwa proses '*coaching'* akan terjadi dengan sendirinya. Padahal, mengasah dan membina karekter tidak terjadi secara semula jadi, namun perlu disengaja, dibentuk, didorong dan dipantau terus-terusan. Apapun alasannya, organisasi yang tidak menerapkan mekanisma ini, suatu masa akan mengalami kekurangan 'orang bagus' dalam organisasinya..

*'Coaching' = Taking a player where he can't take himself*

Seorang pengurus berkata pada atasannya: "*Saya memang salah dan tidak bisa mengelola anak buah. Saya tahu saya sudah pergi ke berbagai kursus pengurusan dan sebagainya. Tetapi, siapa yang boleh membimbing saya untuk mempraktikkannya?*" Sebenarnya, pengurusan atasanlah yang meng-'*coach*', di samping mengontrol juga perlu menyediakan jawapan dan memberikan penyelesaian. *Coach*-lah yang akan memacu individu dan membawanya ke kompetensi yang belum pernah dimilikinya.

*Pengurusan atasan bukan penonton*

Didalam sesebuah organisasi seorang pemimpin tidak boleh mengelakkan tugasnya untuk mendemonstrasikan cara mewujudkan waktu yang efektif, memilih keutamaan, menemui pelanggan, membimbing & menegur orang-orang bawahan, hatta memilih perkara-perkara yang sekecil-kecil pun perlu ditunjukkan kepada orang bawahan kerana mereka tidak mampu memperolehi '*coachee*' dari orang lain, karena dia memang tumbuh di organisasi tersebut.

Mengelola orang bawahan melalui '*coaching*', sangat berbeza dengan pengurusan tradisional, di mana pengurus seolah-olah memegang suis dan 'menunggu' orang bawahan untuk berprestasi. Tinggi. Hubungan *coaching* adalah hubungan yang mengembangkan rasa percaya, '*fairness*', dan membangkitkan semangat. Pengurus yang meng-*coach* akan banyak bertanya, banyak memfasilitator dan berbincang mencari jalan penyelesaian sesuatu masalah. Manakala orang bawahan yang di-*coach* harus menyadari bahwa ia perlu menguasai banyak kompetensi lain di luar kemahirannya yang ada sekarang.

Bagaimana jika pengurusan atasan sendiri juga tidak menguasai teknik atau pendekatan tertentu? Selama mana pengurusan atasan jujur dan mengakui hal ini kepada orang bawahan, masih ada kesempatan belajar bersama.

Terdapat *7 P TEKNIK "COACHING"*

i. *Purpose & Part*: Menegaskan pentingnya isu yang akan difokuskan

ii. *Process: *Memperjelas proses melakukannya

iii. *Picture*: Memperagakan bagaimana melakukannya

iv. *Practice: * Mengobservasi coachee mengerjakannya

v&vi.. *Pats & Pointers: *Menyediakan umpan balik

vii. * Proceed on path: *Menyepakati langkah selanjutnya

Tersumbat lemak punca ketidakcekapan dalam sistem penyampaian kerajaan

Matlamat akhir sistem penyampaian kerajaan adalah supaya perkhidmatan yang diberi sempurna dan rakyat berpuashati terhadap perkhidmatan yang diberi oleh sektor awam. Rakyat yang berada di peringkat akar umbi menerima faedah atau manafaatnya. Impak sistem penyampaian ini amat besar kepada kerajaan.

Anggota perkhidmatan awam telah dilanjutkan tempuh persaraannya daripada umur 55 tahun kepada 56 tahun kemudian dilanjutkan lagi kepada umur 58 tahun. Tetapi kerajaan yang memerentah persaraannya setiap 5 tahun sekali . Panjang pendek bergantung kepada mandat yang diberi oleh rakyat. Jika pentadbiran sesebuah kerajaan ini memuaskan hati rakyat maka maka tempoh persaraannya akan disambung. Jika tidak akan berlakulah pertukaran kerajaan. Baik buruknya pemerintahan sesebuah kerajaan bergantung kepada perkhidmatan atau sistem penyampaian yang diberi oleh kakitangan awam.

Terpantulnya sistem penyampaian dalam sesebuah organisasi itu adalah kerana prosedur kerja dalam sistem penyampaian tersebut tersumbat. Aliran tugas yang sepatutnya berkalan lancar tersumbat atau tersekat kerana anggota sesbuah organisasi tidak jelas dan tidak faham atau tidak tahu apa dan siapa yang patut dibuat dalam dalam melicinkan sistem penyampaian tersebut. Justeru itu konsep carta organisasi perlu difahami oleh setiap anggota yang berada dalam sesebuah sistem penyampaian. Bila setiah ahli yang terlibat dalam sesuatu sistem penyampaian tersebut memahami konsep “ who does what “ maka masalah tersumbat aliran kerja tidak akan terjadi dalam sistem penyampaiaan tersebut.

Dalam sesebuah organisasi yang cemerlang memerlukan setiap anggota memahami ‘ line of authority ’ atau perinsip siapa bertanggong jawab kepada siapa. Sebagai ketua dalam sesebuah organisasi samaada ketua jabatan, ketua bahagian, ketua unit atau dimana sahaja level yang kita ada seharusnya memahami ‘ span of control’ dalam carta organisasi. Konsep delegation of power sangat penting supaya setiap ahli yang telah diperturunkan kuasa tadi dapat melaksanakan tugasnya dengan berkesan.

Kaedah pengurusan traditional tiada delegation of power. Hubungan antara boss yang berada dipuncak carta terlalu jauh dengan pelaksana tugas sehingga ketua dalam carta dan pelaksana tidak mengenali antara satu dengan lain. Sebagai contoh dalam menguruskan proses bayaran beberapa tahun yang lalu semua baucher perlu dihantar kepada akauntan negeri untuk dibuat bayaran maka prosesnya mengambil masa paling cepat 3 bulan. Bila penurunan kuasa diberi kepada PTJ setiap jabatan maka proses bayaran boleh dibuat dalam tempoh 14 hari sahaja. Maka ia dengan sendirinya akan meningkatkan sistem penyampaiaan tersebut.