Pengurusan fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki.
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktor-faktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.
Sistem fail ialah satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. Pengetahuan yang mendalam mengenai Sistem Fail adalah penting kepada seseorang kakitangan untuk kecekapan sesuatu jabatan. Seorang Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail, rekod-rekod pentadbiran dan juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan, peralatan yang patut diberi dan personal yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail.
Masalah yang biasa berlaku dalam sebuah organisasi berkaitan dengan pengurusan fail ialah penyimpanan rekod yang kurang kemas dan tidak teratur. Fail yang dikehendaki sukar dicari dan mengambil masa yang lama untuk ditemui.
Sistem fail yang betul sangat mustahak bagi mendapatkan fail yang betul dan tepat kepada orang yang memerlukannya. Tepat pada masa yang ditetapkan. Kos penyimpanan yang rendah. Sistem fail hendaklah dapat menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan
Terdapat beberapa kaedah pengurusan fail yang boleh diamalkan.
SISTEM PERGERAKAN FAIL
SISTEM DOKET
SISTEM KAD
SISTEM BUKU
SISTEM KOMPUTER
i. Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan.
ii. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (Central Registry), dengan menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang Am 89. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat pergerakannya.
iii. Am 89 (Doket Paharasat Bilangan – Pergerakan) dan Am 89A (Doket Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai. Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan.
iv. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu diedarkan - seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan kepada pegawai menjaga fail. Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan.
v. Fail-fail boleh hilang dalam masa diedarkan. Satu sistem hendaklah ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan borang perjalanan fail.
vi. Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan keselamatan hendaklah dibuat terus daripada pegawai menjaga fail kepada pegawai berkenaan. Kalau melalui PAR, fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri ‘seal’ sebelum diedarkan.
vii. Bagi fail ‘SDF’ satu buku senarai fail hendaklah disediakan. Maklumat-maklumat mengenai Nombor Fail, tarikh dikeluarkan dan tarikh untuk dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.
Apa jua sistem yang digunakan dalam pengurusan fail yang penting pergerakan fail mudah dikesan. Kerjasama diantara semua kakitangan yang terlibat adalah penting dalam merekodkan pergerakan fail.
Oleh itu sistem pengurusan fail online yang akan dilaksanakan di Cawangan Sumber Manusia Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu dijangka akan dapat menyelesaikan masalah fail yang tidak dapat dikesan yang menyebabkan tindakan tidak dapat dilaksanakan dengan segera.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan