Ahad, Oktober 25, 2009

Pentingnya urusan surat menyurat dalam sesebuah organisasi seumpama denyut jantung dan nadi dalam tubuh manusia

Pengurusan surat menyurat dan fail adalah denyut nadi dan jantung dalam pentadbiran sesebuah jabatan. Seandainya jantung terhenti berfungsi aliran darah juga akan terhenti. Denyut nadi juga turut terhenti. Manusia tidak akan bernyawa lagi, sebelum denyut nadi terhenti doktor akan membuat apa sahaja ikhtiar bagi mempastikan jantung terus berfugsi agar aliran darah berjalan lancar dan nadi masih berdenyut.

Demikianlah pentingnya urusan surat menyurat dalam sesebuah organisasi. Kelancaran urusan surat menyurat mengambarkan pengurusan organisai tersebut berjalan lancar dan sebaliknya. Urusan surat menyurat ini biasanya dilakukan oleh pembantu tadbir (surat menyurat) dan pembantu am rendah (PAR) . Sesetengah jabatan biasanya menugaskan pegawai baru untuk urusan surat menyurat ini. Bukan kerana tugas ini tidak penting tetapi kerana beban tugas yang banyak dan kerjanya tidak rumit. Jadi ia tidak perlu pegawai yang berpengalaman untuk melaksanakannya. Penyapu baru katakan. Orang lama biasanya banyak akalannya. Tidak mahu buat kerja seperti surat menyurat ini. Sekali pandang seolah-olah ketua jabatan menganggap urusan surat menyurat ini tidak begitu penting.Ini adalah anggapan yang silap.

Kecekapan sistem penyampaian (delivery system) sesebuah jabatan itu tergambar oleh kecekapan dan kepantasan urusan surat menyurat.Jika surat daripada orang ramai lambat mendapat respond, itu juga sebahgian daripada masalah surat menyurat. Pelanggan datang kepejabat untuk mendapat maklumbalas berkaitan permohonan mereka, tidak mendapat jawapan segera. Alasan lazim diberikan adalah kerana fail tidak dapat dikesan. Ini juga mengambarkan ketidak cekapan sistem penyampaian.

Oleh itu sistem komunikasi bahagian yang menguruskan surat menyurat sangat penting . Sekiranya sistem komunikasi dalam urusan surat menyurat ini tidak tersumbat lemak perjalanannya pasti lancar. Oleh itu ketua jabatan harus membuat pembedahan segera untuk mencari penyebab dimana alirannya tersumbat.

Tidak lancarnya urusan surat menyurat tadi mungkin disebabkan masalah sistem surat yang diamalkan oleh jabatan berkenaan. Mungkin juga disebabkan oleh masalah manusia dalam sistem tersebut. PAR dan kerani surat yang bermasalah. PAR yang ditugaskan untuk mencari dan mengedar fail tidak berfugsi. Sistem merekod dan menyimpan fail telah tidak releven dan perlu dibuat perubahan. Jika perlu tukar pegawai pun terpaksalah ditukarkan demi menjaga imej jabatan.

Merakyatkan pentadbiran bermakna rakyat dihargai dan layak mendapat mendapat perkhidmatan yang cepat, cekap dan tepat.

1 ulasan:

suratexpress9 berkata...

Salam,

Kini terdapat cara yang mudah menguruskan surat yang banyak dengan penggunaan Sistem Pengurusan Surat